Hệ thống thuế chưa cập nhật quy định mới, hộ kinh doanh cho thuê nhà cần lưu ý gì khi kê khai?

Thuế cơ sở 3 tỉnh Hưng Yên vừa có văn bản trả lời thắc mắc của bà Lê Thanh Hà gửi qua Cổng thông tin Bộ Tài chính liên quan đến việc kê khai, nộp thuế đối với hoạt động cho thuê tài sản khi các quy định mới chính thức có hiệu lực từ ngày 1/1/2026.

Vấn đề này cũng đang là băn khoăn chung của nhiều cá nhân cho thuê nhà, cho thuê tài sản trong bối cảnh chính sách thuế có những điều chỉnh quan trọng.

Theo nội dung phản ánh, bà Lê Thanh Hà là cá nhân cho thuê tài sản theo hợp đồng có thời hạn từ ngày 1/1/2024 đến ngày 31/12/2029, với doanh thu cho thuê mỗi năm là 513 triệu đồng.

Tiền thuê được khách hàng thanh toán theo quý, vào đầu mỗi quý. Bà Hà cho rằng, theo quy định mới áp dụng từ năm 2026, thuế thu nhập cá nhân đối với hoạt động cho thuê tài sản chỉ tính trên phần doanh thu vượt ngưỡng 500 triệu đồng mỗi năm.

Tuy nhiên, khi thực hiện kê khai trên hệ thống thuế điện tử, công thức tính thuế vẫn hiển thị theo cách cũ, khiến bà không thể điều chỉnh số thuế phải nộp đúng theo quy định mới.

Trả lời vấn đề này, Thuế cơ sở 3 tỉnh Hưng Yên cho biết, căn cứ Luật Quản lý thuế và các quy định hiện hành, với hợp đồng cho thuê tài sản có thời hạn từ ngày 1/1/2024 đến ngày 31/12/2029 và đang thực hiện kê khai theo quý, hạn nộp tờ khai thuế quý I/2026 là ngày 5/4/2026.

Hiện nay, cơ quan thuế đang triển khai các nghị định và thông tư hướng dẫn mới, bao gồm mẫu tờ khai và phương pháp tính thuế theo quy định áp dụng từ năm 2026. Đối với các hợp đồng cho thuê còn hiệu lực, việc kê khai sẽ được thực hiện theo hướng dẫn mới, tương ứng với hình thức kê khai theo quý.

Cơ quan thuế cũng cho biết, trong trường hợp đến thời điểm kê khai mà hệ thống chưa kịp cập nhật hướng dẫn mới, cơ quan thuế sẽ có thông báo cụ thể để người nộp thuế thực hiện đúng quy định.

Trên thực tế, từ đầu năm 2026, không ít cá nhân có nhà, tài sản cho thuê vẫn lúng túng trong việc xác định loại hình hoạt động cũng như cách kê khai và nộp thuế. Một trong những câu hỏi được quan tâm nhiều nhất là người cho thuê nhà có phải đăng ký hộ kinh doanh hay không và thực hiện nghĩa vụ thuế như thế nào.

Theo Cục Thuế, cá nhân cho thuê nhà không bắt buộc phải đăng ký thành lập hộ kinh doanh, nhưng vẫn phải đăng ký thuế, kê khai và nộp thuế theo quy định. Hồ sơ khai thuế được nộp tại cơ quan thuế quản lý trực tiếp nơi có bất động sản cho thuê.

Theo quy định hiện hành, người nộp thuế có thể lựa chọn kê khai theo năm dương lịch đối với hoạt động cho thuê tài sản và thực hiện kê khai trực tuyến trên Hệ thống thông tin giải quyết thủ tục hành chính của Cục Thuế. Song song đó, cơ quan thuế cũng đang nghiên cứu, nâng cấp ứng dụng eTax Mobile nhằm giúp cá nhân cho thuê tài sản thực hiện kê khai một cách thuận lợi hơn, dự kiến triển khai trong thời gian tới.

Về nghĩa vụ thuế, hộ và cá nhân có doanh thu cho thuê nhà từ 500 triệu đồng một năm trở xuống không phải nộp thuế giá trị gia tăng và thuế thu nhập cá nhân. Tuy nhiên, theo dự thảo nghị định về chính sách thuế và quản lý thuế đối với hộ kinh doanh, nhóm đối tượng này vẫn phải thông báo doanh thu thực tế phát sinh trong năm với cơ quan thuế, chậm nhất là ngày 31/1 của năm dương lịch tiếp theo.

Việc thông báo có thể thực hiện bằng phương thức điện tử thông qua Cổng dịch vụ công quốc gia, hệ thống của Cục Thuế hoặc ứng dụng eTax Mobile.

Đối với các trường hợp có doanh thu trên 500 triệu đồng mỗi năm, nghĩa vụ thuế sẽ phát sinh. Thuế giá trị gia tăng được tính với thuế suất 5% trên tổng doanh thu cho thuê, trong khi thuế thu nhập cá nhân được tính 5% trên phần doanh thu vượt ngưỡng 500 triệu đồng.

Chẳng hạn, cá nhân có doanh thu cho thuê 600 triệu đồng mỗi năm sẽ phải nộp 30 triệu đồng tiền VAT và 5 triệu đồng tiền thuế thu nhập cá nhân, tổng cộng 35 triệu đồng.

Bên cạnh đó, chính sách thuế hiện nay cũng phân biệt khá rõ giữa hoạt động cho thuê tài sản và dịch vụ lưu trú.

- Hoạt động cho thuê tài sản bao gồm cho thuê nhà, phòng trọ, mặt bằng, kho bãi theo hình thức dài hạn, không kèm các dịch vụ lưu trú.

- Trong khi đó, dịch vụ lưu trú là việc cung cấp chỗ ở ngắn hạn cho khách du lịch, khách vãng lai hoặc cho thuê kèm các dịch vụ như dọn phòng, giặt ủi, ăn uống, lễ tân.

Việc phân loại đúng loại hình hoạt động có ý nghĩa quan trọng, bởi chỉ cần kê khai sai, người cho thuê có thể đối mặt với nguy cơ bị truy thu và xử phạt khi cơ quan thuế tăng cường quản lý, chuẩn hóa dữ liệu.

Theo quy định, trường hợp cho thuê phòng trọ dài hạn cho công nhân, sinh viên nhưng thu gộp cả tiền điện, nước thì doanh thu kê khai phải tính trên toàn bộ số tiền thực thu. Hoạt động cho thuê tài sản chịu VAT 5% trên doanh thu và thuế thu nhập cá nhân 5% trên phần doanh thu vượt 500 triệu đồng mỗi năm. Đối với dịch vụ lưu trú, VAT vẫn ở mức 5%, nhưng thuế thu nhập cá nhân chỉ còn 2% trên doanh thu tính thuế.

Ngoài ra, người cho thuê nhà cần chuẩn bị đầy đủ hồ sơ để kê khai thuế theo năm hoặc theo từng lần phát sinh, với thời hạn nộp hồ sơ được quy định cụ thể. Trường hợp doanh nghiệp thuê nhà, khoản tiền thuê từ 5 triệu đồng trở lên bắt buộc phải thanh toán qua chuyển khoản và lưu giữ đầy đủ hồ sơ. Nếu hợp đồng quy định doanh nghiệp nộp thuế thay cho chủ nhà, nội dung này phải được ghi rõ để doanh nghiệp thực hiện nghĩa vụ kê khai, nộp thuế thay cá nhân cho thuê.

Trong bối cảnh quy định ngày càng chặt chẽ và hệ thống quản lý thuế đang được chuẩn hóa, việc nắm rõ chính sách, xác định đúng loại hình cho thuê và thực hiện đầy đủ nghĩa vụ kê khai ngay từ đầu được xem là yếu tố then chốt giúp cá nhân, hộ kinh doanh cho thuê tài sản tránh rủi ro pháp lý và các chi phí phát sinh không đáng có.